Para crear objetos por medio de una subida en Excel, el usuario debe descargarse la plantilla con todos los atributos del tipo de objeto seleccionado y rellenarla con el metadato de los objetos que quiera dar de alta para subir el fichero completado. Los objetos creados, además, pueden ser enviados a validar automáticamente.
La creación de objetos con Excel está disponible para los tipos de objetos para los que el usuario tiene permiso de creación.
Tanto el fichero excel descargado como el subido deben tener extensión .xlsx. El fichero descargado puede ser renombrado y es necesario, al editarlo, mantener el mismo formato en sus celdas que tiene el excel al descargarlo o, en su defecto, dejarlo como tipo Texto para evitar conversiones a números con formato científico.
Una vez subido el fichero, Anjana comprobará si se trata de un fichero correspondiente al subtipo elegido y, en caso de no ser así, avisará del error.
Si el fichero es correcto, al pulsar el usuario en Crear objeto, aparecerá una ventana con un nombre autogenerado para el trabajo de Importación que va a comenzar. Este nombre es editable de manera que el usuario puede indicar otro nombre para él.
Al confirmar, aparecerá un mensaje indicando un enlace desde el que acceder al detalle del trabajo de la importación.
Se incluye más detalle de los trabajos en el apartado Trabajos.
Puesto que en un mismo fichero se pueden incluir objetos que se crearán en Anjana y otros que directamente se enviarán a validar, las comprobaciones de ambos tipos de objetos son distintas:
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de un objeto que solo es creado en Anjana y para el que no se lanza workflow de validación se comprueba:
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que los atributos PK de su plantilla están rellenos
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que los valores de los atributos son del tipo correcto
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en caso de tratarse de un atributo de tipo Entidad o array de Entidades, que el estado de éstas es Aprobado
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Esto se debe a que el resto de atributos pueden ser editados posteriormente y, por ello, se comprobarán las validaciones más adelante.
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de un objeto que, además de ser creado en Anjana, se envía a validar se comprueba:
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que los atributos PK de su plantilla están rellenos
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que los valores de los atributos son del tipo correcto
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que los atributos obligatorios de su plantilla están rellenos
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que los valores cumplen las validaciones configuradas para los atributos
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Plantilla excel
La plantilla descargada consiste en un excel con varias pestañas. La primera contiene el Readme (o Léame) con las instrucciones acerca de cómo se han de informar los valores de los atributos.
La siguiente pestaña es donde se va a informar el metadato de los objetos a dar de alta (en caso de crear datasets, se incluye el metadato de dataset y otra pestaña adicional con el de dataset fields).
En esta pestaña cada una de las columnas se corresponde con un atributo de la plantilla, para el que se indica a qué menú y sección corresponde y su tipo.
Para los atributos de tipo Reference Metadata de texto, icono, texto e icono, taxonomía, usuario o unidad organizativa se incluye el listado de valores posibles.
Algunos atributos aparecen marcados con un color de fuente o color de fondo distinto en función de la parametría en la plantilla. Las indicaciones acerca de este código de colores y otras de interés sobre cómo completar el metadato de los objetos se exponen en la pestaña Readme. Ejemplo:
Además, en el excel se puede indicar si el usuario quiere enviar a validar cada uno de los objetos tras crearlos en Anjana con dos columnas más del excel, que serán completadas para cada uno de los objetos a metadatar:
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Enviar a validar: flag que permite indicar si el objeto creado se envía automáticamente a validar o no
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si “Enviar a validar”=true, se lanza workflow de validación quedando el objeto con estado pendiente
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en caso contrario, el objeto se crea pero se queda con estado borrador para poderlo completar posteriormente (flag=false, null con cualquier valor distinto de true)
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Rol:
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si “Enviar a validar”=true, rol con el que el usuario lanza el workflow de validación
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en caso contrario, el rol no aplica
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LIMITACIONES:
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Para evitar pérdida de rendimiento en el procesamiento y penalizar la máquina, es recomendable no subir plantillas con más de 5000 objetos. Por tanto, en caso de querer importar datasets con dataset fields, el número de las entidades que se completan en el excel (tanto datasets como dataset fields) no debe superar los 5000. En caso de necesitar importar más de 5000 entidades o relaciones, debe hacerse con distintos ficheros excel.
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La plantilla se descarga con formato .xlsx, formato que permite 1,048,576 filas. Si se excede este límite, la propia hoja de cálculo eliminará los elementos que superen la cifra mencionada al guardar el archivo.
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El tamaño máximo de fichero que se permite subir es de 10MB, dicho límite puede ser cambiado por configuración.
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El uso de LibreOffice, Google Sheets, Excel de Onedrive o cualquier otra herramienta que no sea Microsoft Excel para la edición del fichero excel que se importará en Anjana puede ocasionar errores de formato en el mismo. Algunos ejemplos son:
NOTAS:
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Los atributos de plantilla de tipo UPLOAD_FILE y ARRAY_UPLOAD_FILE no se incluyen en el excel por ser necesaria la intervención con MinIO/S3 para poder tener una ARI (identificador interno) la cual asociar al campo. Eso provoca que un objeto cuya plantilla identifique esos campos como obligatorios nunca podrá ser enviado directamente desde excel, porque deberá ser editado desde el portal previamente.
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Los atributos con validación HEREDABLE no se incluyen en la plantilla excel descargada puesto que su valor es calculado internamente por Anjana.