La edición con excel facilita al usuario la modificación de distintos atributos con distintos valores en un conjunto de objetos del mismo subtipo siendo necesarios los siguientes pasos:
-
recuperar el metadato de los objetos descargando un fichero excel específico para la edición
-
modificar los atributos en el excel
-
subir el excel a Anjana para que procese los cambios
Descarga para edición
La descarga para edición de objetos genera y descarga un fichero excel similar al de la descarga de metadato que incluye, además, dos columnas para indicar si el objeto será enviado a validar automáticamente y con qué rol del usuario se hará el envío.
Con esto, el usuario tiene en el fichero el metadato completo de los objetos que desea editar junto con los valores posibles para los atributos preconfigurados de Metadatos de referencia, usuarios, unidades organizativas… El excel del metadato también incluye los atributos personalizados de los objetos aunque éstos no pueden ser editados por medio del excel.
La acción de Descarga para edición está disponible en el workspace cuando el usuario elige un subtipo de objeto sobre el que tiene permiso de creación y modificación con alguno de sus roles.
Al seleccionar esta opción, se filtran los objetos del workspace mostrándose solo los correspondientes al subtipo elegido pero solo podrán ser marcados para la edición aquellos en cuya unidad organizativa el usuario tiene el permiso y cuyo estado lo permitan (objetos en estado borrador, importado o rechazado, o en estado aprobado, deprecado o expirado si no tiene ninguna otra versión pendiente o borrador).
En la parte inferior de la pantalla se indica el número de objetos seleccionados y, en caso de tratarse de datasets, el número de dataset_fields que tienen.
NOTAS:
-
Los atributos con validación HEREDABLE no se incluyen en la plantilla excel descargada puesto que su valor es calculado internamente por Anjana.
Subida de excel para edición
Una vez editado el excel para modificar el valor de los atributos de los objetos, el usuario debe guardar los cambios, pudiendo renombrar el fichero si lo desea, y subirlo a Anjana para que sea procesado.
El procesamiento del excel lanzará un trabajo para el que Anjana autogenera un nombre pero que puede ser modificado por el usuario.
Al confirmar el procesamiento, Anjana redirige al usuario al detalle del trabajo donde se pueden ver los cambios en cada uno de los objetos del excel. Este trabajo pasa a formar parte de los Procesos pendientes que tiene el usuario en su workspace.
Entrando en el detalle del trabajo y, puesto que el procesamiento puede tardar unos segundos, el usuario puede actualizar el contenido de la pantalla desde el botón correspondiente.
En esta pantalla, los filtros de la parte superior facilitan la localización de objetos en caso de haber muchos y debajo de ellos se encuentra el listado de objetos.
De cada uno de ellos se puede ver si el procesamiento ha sido un éxito o ha habido algún error y, en este caso, desplegar la información para poder ver de qué se trata. Además, es posible ver en una ventana específica los cambios sobre cada objeto.
En esta ventana, en caso de que el objeto vaya a enviarse a validar al procesar el excel, se muestra también si el cambio versiona el objeto o no.
Estos cambios los calcula Anjana así:
Si el objeto no se envía a validar automáticamente
-
en el preprocesamiento
-
se comprueba que los atributos de la PK, la OU, el subtipo de objeto e información como el id_dataset de los dataset_fields o el processAri de las instancias están completos
-
se comprueba que los atributos con validación de no editable no han sido modificados
-
se comparan los valores del excel con el objeto en su estado actual, sin considerar que antes pudo haber sufrido otros cambios con respecto a su versión original
-
por ejemplo:
-
existe un reporte aprobado y un borrador del mismo que incorpora cambios en su atributo Dominio
-
por excel, se edita el atributo Ontología del borrador
-
al ver los cambios del excel, sólo se muestra el atributo Ontología porque la comparación se hace con el borrador
-
-
-
-
si el usuario confirma el trabajo
-
si el objeto estaba en estado importado, borrador o rechazado, sus atributos se modifican y se queda con estado borrador
-
siguiendo el ejemplo anterior:
-
al confirmar el trabajo, existirán el reporte aprobado y el borrador (donde cambian el Dominio y la Ontología con respecto al aprobado)
-
-
-
si el objeto estaba aprobado, deprecado o expirado, se crea una nueva versión del mismo con estado borrador y con los atributos modificados
-
Si el objeto se envía a validar automáticamente
-
en el preprocesamiento
-
se comprueba que los atributos de la PK, la OU, el subtipo de objeto e información como el id_dataset de los dataset_fields o el processAri de las instancias están completos
-
se comprueba que los atributos con validación de no editable no han sido modificados
-
se comparan los valores del excel con el objeto original acumulando todos los cambios que ha habido en él incluso anteriores al excel y se comprueba si los cambios versionan el objeto o lo modifican (en el caso de las entidades nativas de Anjana). Esto se debe a que el objeto, cuando se lance su workflow, va a acumular todos los cambios mostrados, hayan sido efectuados por el excel o no
-
por ejemplo:
-
existe un reporte aprobado y un borrador del mismo que incorpora cambios en su atributo Dominio
-
por excel, se edita su atributo Ontología y se indica que se envía a validar
-
al ver los cambios del excel, se muestran el atributo Dominio indicando los cambios entre el borrador y el aprobado y el atributo Ontología indicando los cambios entre el excel y el borrador
-
-
-
-
si el usuario confirma el trabajo
-
se comprueba que los valores introducidos para los atributos son del tipo esperado y cumplen las validaciones que tengan configuradas
-
se comprueba que los atributos obligatorios están completos
-
si el objeto estaba en estado importado, borrador o rechazado, sus atributos se modifican, se lanza su workflow de validación y se queda con estado pendiente
-
si el objeto estaba aprobado, deprecado o expirado, se crea una nueva versión del mismo con los atributos modificados, se lanza su workflow de validación y se queda con estado pendiente
-
en caso de que el workflow sea de versionado
-
si el objeto original tenía la fecha de expiración rellena, se respeta la fecha al deprecar el original
-
si el objeto original no tenía la fecha de expiración rellena, Anjana le fija la fecha de expiración sumando al día en que finaliza el workflow la variable configurable ‘anjana.expiration.days’
-
-
Cuando el usuario Confirma o Descarta el Trabajo pendiente:
-
Si el trabajo es confirmado, deja de estar disponible en Procesos pendientes para pasar a Trabajos, y los cambios que, en el procesamiento del excel, fueron un éxito, son efectuados sobre los objetos.
-
Si el trabajo es descartado, se elimina la información relativa a él y los objetos se mantienen como estaban originalmente.
La edición de cada objeto y su lanzamiento de workflow se audita y se guarda el snapshot correspondiente al objeto.
LIMITACIONES:
-
Para evitar pérdida de rendimiento en el procesamiento y penalizar la máquina, es recomendable no editar con excel más de 5000 objetos. Por tanto, en caso de querer modificar datasets con dataset fields, el número de las entidades del excel (tanto datasets como dataset fields) no debe superar los 5000. En caso de necesitar editar más de 5000 entidades o relaciones, es necesario hacerlo con distintos ficheros excel.
-
El tamaño máximo de fichero que se permite subir es de 10MB, dicho límite puede ser cambiado por configuración.
-
El uso de LibreOffice, Google Sheets, Excel de Onedrive o cualquier otra herramienta que no sea Microsoft Excel para la edición del fichero excel que se importará en Anjana puede ocasionar errores de formato en el mismo. Algunos ejemplos son:
Procesos pendientes
Tras subir a Anjana un fichero excel de edición, es procesado y su resultado permite al usuario que vea los cambios realizados en los objetos para confirmarlos si está conforme con ellos o descartarlos en caso contrario. Estos cambios se visualizan como un Proceso pendiente y se puede acceder al conjunto de todos ellos desde el panel y desde la pantalla del Workspace del usuario.
En la lista de Procesos pendientes se encuentran registrados todos los trabajos de edición con excel que ha lanzado el usuario y no ha revisado aún.
De cada uno de ellos se muestra el nombre que le ha asignado el usuario, el nombre de fichero excel subido, el subtipo de objeto editado, las fechas de inicio y fin del procesamiento y su progreso, indicando si está en proceso, finalizado con éxito o si, por el contrario, el excel contenía errores que deben ser corregidos para poder editar los objetos.
Al situarse con el ratón sobre el progreso, Anjana muestra el número de objetos que han sido procesados y aquellos pendientes de procesar.
Es importante tener en cuenta que el número de objetos, en caso de tratarse de un excel de datasets, contabiliza tanto los datasets como los dataset_fields.
Al acceder al detalle de uno de los procesos, desde el icono colocado a la derecha de cada uno de ellos en la pantalla de Procesos pendientes, se puede ver el listado de objetos que ha procesado y si el procesamiento ha sido correcto y, al pulsar sobre el icono de cada uno, los cambios que lleva el excel para el objeto.
Desde esta misma pantalla del detalle de un proceso, es posible confirmar o descartar el trabajo de forma que:
-
Si el usuario confirma, los cambios se persisten, se elimina el proceso de la lista de Procesos pendientes, aparece en la lista de Trabajos y queda auditada la edición con excel
-
Si el usuario descarta, ningún objeto se modifica y el proceso se elimina de la lista de Procesos pendientes
El detalle del proceso es accesible desde la pantalla de Procesos pendientes del workspace del usuario y sólo será visualizado por éste.